外貿(mào)實際工作中，需要制作一疊單證，用來代表貨物。與客戶的交易、結(jié)算，看上去就是轉(zhuǎn)手買賣這一疊單證的過程。比如咱們跟香港臺灣這些出了名的中間商做買賣的時候，“ 單證 交易”特點就尤為明顯。香港臺灣客商在國際上接了訂單，回過頭在大陸找供貨廠。咱們把貨物交給 船公司 ，然后備齊單證交給香港臺灣商，他們再轉(zhuǎn)手交給國外客戶。很多時候，香港臺灣中間商還不是立刻付款，而是拖上半個月一個月的，實際上就是等他們的國外買家付款后，再支付給咱們。這樣一來，這些香港臺灣中間商僅憑三兩人一間辦公室，不用堆貨不用占資金，一疊單證文件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)手，即可運作動輒幾十上百萬美金的買賣，很有一點“空手套白狼”的味道。當然了，說得輕巧，真做起來還是有難度有講究的。那些成功的香港臺灣中間商，大多有著多年 國際貿(mào)易 經(jīng)驗，熟悉國際市場，熟悉國外買家，熟悉行業(yè)知識，知道如何有效控制交易過程與產(chǎn)品質(zhì)量。從這些香港臺灣中間商身上，我們可以比較形象地了解 外貿(mào) 行業(yè)“單證交易”的意思。單證交易，書上正規(guī)的名稱叫“象征性交貨”，一個意思。
外貿(mào) 中代表貨物的這套單證，最基本的就是發(fā)票（Invoice）、裝箱單（PackingList）和 提單 （BillofLoading）。這三種單證,是提貨 報關(guān) 的基礎。
其中最重要的是 提單 ，因為它是提貨證明，法律上的“物權(quán)憑證”，由國際海洋運輸?shù)恼?guī) 船公司 出具（或貨物運輸代理人出具，簡稱 貨代 提單 ），一般是三正三副，任何一份正本都可以提貨，而一旦提了貨，其余兩份正本就失效了。
發(fā)票和裝箱單主要是用于說明貨物情況，比如數(shù)量、價值等，不算什么強有力的法律文件，格式也較為隨意，只要包含相關(guān)內(nèi)容就行。咱們可以在電腦上用WORD來自己制作發(fā)票和裝箱單，簽字蓋章即可。份數(shù)也不限定，多少都沒關(guān)系，反正是咱們自己出具的。如果合同或者 信用證 中明確表示了“幾證幾副”，咱們可以在正本上加注“O鄄RIGINAL”，副本上加注“COPY”字樣以示區(qū)別。
除了這三種單據(jù)，最常見的就是通常由出入境檢驗檢疫局（簡稱 商檢 局）出具的品質(zhì)證、原產(chǎn)地證和普惠制證了。
因為外貿(mào)是買賣單據(jù)，用單據(jù)來代表貨物，而發(fā)票裝箱單又是咱們自己出的，作為買家當然不放心，不能咱們說什么貨就是什么貨，需要有權(quán)威機構(gòu)來檢驗證明。且國家規(guī)定某些商品出口必須經(jīng)過檢驗。所以品質(zhì)證是很常見的單證之一。作為生產(chǎn)廠家，咱們要取得出口商品的品質(zhì)證，首先要到當?shù)氐?商檢 局做備案登記。每次出貨前，填寫 商檢 申請表，提供樣品給商檢局，一般幾個工作日內(nèi)即可有結(jié)果，取得通關(guān)單（因為需要在出口 報關(guān) 的時候提供給 海關(guān) ，作為商品品質(zhì)合格的證明，所以叫通關(guān)單）。買家要求提供商品品質(zhì)證明的，咱們就在商檢申請表上的相關(guān)選項中打鉤選擇，商檢局會應要求出具。這類品質(zhì)證明有品質(zhì)證、重量證、衛(wèi)生證（健康證）等。
并不是每種商品出口都需要商檢的，比如電器、食品、化工等需要商檢，而很多工藝品等就不需要。第一次做出口前，可以到當?shù)厣虣z局或 海關(guān) 或 貨代 報關(guān) 等處咨詢，看自己的產(chǎn)品是否需要法定出口商檢。