無論是進口或出口拼箱貨物，從總的流程上均可分為以下三種流程：貨物流，指貨物從生產(chǎn)倉庫經(jīng)過各種運輸環(huán)節(jié)最終到達收貨人的倉庫或工廠；資金流，指貨物從運輸?shù)钠瘘c到終點所發(fā)生的各種費用，包括貨款，陸運費、海運費、倉儲費、港雜費等；信息流，指反映貨物在不同運輸階段所處的內(nèi)在質(zhì)量和外包裝及位移所產(chǎn)生的各種變化。在信息流中，單證的傳遞是很重要的一個方面。
進出口拼箱貨運單證在其整個傳遞過程中有三個重要階段，一、出口報關(guān)，訂艙階段；二、CFS接貨、裝箱及集港裝船階段；三、貨物離港及到目的港，通關(guān)、提貨階段。
一、出口報關(guān)，訂艙階段
主要單證有：1．訂艙委托書；2．報關(guān)委托書(貨主自報關(guān)可省略)；3．報關(guān)單；4．商業(yè)發(fā)票；5．裝箱單、重量單；6．出口許可證；7．商檢證；8．產(chǎn)地證明書；9．保險單；10．出口拼箱貨物裝箱準(zhǔn)單及其它相關(guān)單據(jù)。用其確定該票貨物的如下屬性：
(一)物理屬性：1．品名；2．毛重；3．體積；4．件數(shù)與包裝；5．標(biāo)記和號碼。
(二)運輸屬性：1．發(fā)貨人；2．收貨人；3．通知人；4．船名、航次；5．裝貨港；6．卸貨港；7．目的地；8.運輸交接方式；9．運費支付方式。
(三)法律屬性：1．是否符合出口國有關(guān)法律規(guī)定；2．是否符合進口國有關(guān)法律規(guī)定；3．海關(guān)是否已同意出口放行。
拼箱公司作為承運方接貨承運，首先要注意該票貨的報關(guān)單據(jù)和委托書是否相符，是否一票一單；其次還要及時核對艙位配載情況，確保該票貨物按發(fā)貨人要求的航班及時間配載，最后通知CFS做好接貨準(zhǔn)備。此時單證及相關(guān)信息的準(zhǔn)確無誤十分關(guān)鍵，如發(fā)生問題要及時通知發(fā)貨人及相關(guān)部門。發(fā)貨人最好選擇有自己出口拼箱貨物裝箱準(zhǔn)單及CFS的專業(yè)拼箱公司來代理出口運輸業(yè)務(wù)，如一時找不到該公司的準(zhǔn)單，事后一定要告之該公司在準(zhǔn)單的第四聯(lián)加蓋該拼箱公司的簽單章。
二、CFS接貨、裝箱及集港裝船階段
1．此階段除報關(guān)時的重要單證外，拼箱公司還要繕制裝貨單以備二次報關(guān)使用。該裝貨單的場站收據(jù)副本、場站收據(jù)副本大副聯(lián)、場站收據(jù)、海關(guān)副本、港口費收結(jié)算聯(lián)不可遺漏。裝貨單的發(fā)貨人需填拼箱公司，收貨人需填拼箱公司在目的港或轉(zhuǎn)口港的代理，還應(yīng)將該批箱貨的所有裝箱準(zhǔn)單號、標(biāo)記和號碼、件數(shù)與包裝、品名、毛重、體積等相關(guān)數(shù)據(jù)依次填寫清楚。
2．此階段不但要進一步核實報關(guān)單據(jù)與委托書之間是否相符，而且要核實單貨之間是否相符，做到萬無一失。
3．如發(fā)生貨物品名、重量、數(shù)量等和實際情況及相關(guān)法規(guī)不符，要及時與貨主及有關(guān)方面聯(lián)系，變更單據(jù)使其和貨物的實際情況相符。如知情不報，在后續(xù)運輸及通關(guān)環(huán)節(jié)上發(fā)生問題，拼箱公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
三、貨物離港及到目的港通關(guān)、提貨階段
1．繕制海運提單，其主要內(nèi)容有：①收貨人的名稱和地址；②發(fā)貨人的名稱和地址；③提單的簽發(fā)日期、地點；④接受、交付貨物的地點；⑤貨物的標(biāo)志；⑥貨物的名稱、包裝、件數(shù)、重量及尺碼；⑦貨物外表良好狀況；⑧簽發(fā)提單份數(shù)；⑨運輸條款；⑩運費條款。
集裝箱提單是海上運輸?shù)闹匾獑巫C，其作用如下：
①責(zé)任劃定。集裝箱海運提單一經(jīng)簽發(fā)，即表明承運人已收到該貨物并對運輸?shù)陌踩撚胸?zé)任。
②交貨的憑證。拼箱公司將提單送寄目的港的代理人，以取得提貨的權(quán)利。
③運輸合同的訂立。集裝箱海運提單一經(jīng)簽發(fā)，集裝箱的承運人憑其收取運費，并承諾安全無誤地完成該集裝箱的貨物運輸任務(wù)。
④物權(quán)憑證。誰擁有提單，誰就掌握了貨物的所有權(quán)，并可自由轉(zhuǎn)讓買賣。
2．繕制小提單(HouseB/L)。集裝箱拼箱是由若干個發(fā)貨人和收貨人的貨物所組成，拼箱公司根據(jù)其裝箱準(zhǔn)單分別繕制成相對應(yīng)的小提單。
3．提貨單。拼箱收貨人在目的港以小提單在交付相關(guān)費用后從拼箱公司的代理處換取提貨的憑證，并據(jù)此及相關(guān)單據(jù)進行清關(guān)。
單證伴隨著整個物流運轉(zhuǎn)，參與貨物運輸?shù)脑S多當(dāng)事人是看不到實際貨物的，而唯一能夠查核的就是單證，單證的準(zhǔn)確無誤，及時送達，在貨物運輸中至關(guān)重要。